7 règles pour respecter l’étiquette des affaires au Japon

Nos conseils pour impressionner vos clients lors de votre prochain voyage.

Notre experte

Le Japon est la deuxième patrie de Marie Söderberg, directrice de l’Institut européen d’études japonaises de la Stockholm School of Economics. Partageant son temps entre l’Europe et l’Asie, elle se rend au pays du Soleil levant de trois à quatre fois par an. Elle est actuellement professeure chercheuse invitée à l’Université d’Osaka.

1) Identifiez le vrai décideur

La hiérarchie est importante au Japon, et parfois, il est difficile d’identifier les véritables décideurs en se limitant à l’analyse des titres professionnels. Soyez prudent pendant votre première réunion; il est souvent préférable d'attendre après votre visite pour prendre les dispositions nécessaires afin de conclure votre affaire.

2) Tablez sur les bonnes manières

Si vous organisez une rencontre, assurez-vous que la personne occupant le poste le plus élevé soit assise au centre de la table. Si vous prenez part à une réunion à titre d’invité, remarquez la façon dont les gens sont disposés: cela peut vous aider à déchiffrer l’échelle hiérarchique.

3) Annoncez vos couleurs

N’hésitez pas à claironner votre titre. Si vous êtes cadre supérieur ou jouez un rôle de premier plan dans votre entreprise, inscrivez-le sur votre carte professionnelle et dites-le quand vous rencontrez quelqu’un.

4) Jouez bien vos cartes

Les cartes professionnelles sont essentielles, et leur distribution est un geste déterminant. Attendez qu’on vous tende une carte avant de donner la vôtre, et assurez-vous de la remettre d’abord à la personne la plus importante du groupe. Manipulez les cartes avec soin et lisez-les attentivement en présence de vos vis-à-vis. Si vous devez y inscrire quelques notes, attendez que vos interlocuteurs aient quitté la pièce.

5) Cultivez l’art de la conversation

Au Japon, les rapports sociaux en affaires occupent une place prépondérante, davantage qu’en Occident. En effet, vos homologues voudront savoir à qui ils ont affaire avant de conclure un marché. Au lieu d’entrer dans le vif du sujet et de présenter votre projet illico, engagez d’abord la conversation sur la pluie et le beau temps. Écoutez vos interlocuteurs attentivement et n’hésitez pas à prendre des notes (mais seulement lorsqu’ils sont partis): vous pourrez ainsi amorcer votre prochain dialogue ou votre courriel suivant avec quelques détails personnels. Cela vous aidera à tisser de meilleurs liens.

6) Ralentissez le rythme

Soyez fin prêt pour votre présentation et armez-vous de patience. En effet, vous n’obtiendrez peut-être pas de réponse définitive immédiatement. Par exemple, si un Japonais vous répond: «C’est difficile», cela peut vouloir dire «non». À l’inverse, s’il utilise le mot hi («oui», en japonais), cela ne signifie pas nécessairement qu’il acquiesce, mais plutôt qu’il vous a compris. (Un peu comme s’il hochait de la tête.)

Souvenez-vous que les silences font partie intégrante du processus de communication nippon. Ne vous sentez pas obligé de diriger la conversation pour faire avancer les choses. On pourrait vous trouver insistant.

7) Levez votre verre

Si on vous convie à sortir une fois les affaires conclues pour la journée, il vous est permis de commander quelques verres. Cette situation n’est pas mal vue au Japon, surtout si vous venez de signer un contrat ou que vous avez rencontré vos homologues à quelques reprises.